Hạch toán tài khoản 641 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC
Nguyên
tắc kế toán các khoản chi phí
1. Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích
kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng
tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền
hay chưa.
2. Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến
kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên
tắc thận trọng và bảo toàn vốn. Chi phí và khoản doanh thu do nó tạo ra phải
được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Tuy nhiên trong một số trường
hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế
toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất và các Chuẩn mực kế toán để phản ánh
giao dịch một cách trung thực, hợp lý.
3. Mỗi doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng một
trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê
định kỳ. Doanh nghiệp khi đã lựa chọn phương pháp kế toán thì phải áp dụng nhất
quán trong một năm tài chính. Trường hợp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ,
cuối kỳ kế toán phải kiểm kê để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
4. Kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản
chi phí phát sinh theo yếu tố, tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài,
khấu hao TSCĐ...
5. Các khoản chi phí không được coi là chi
phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ
và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế
toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải
nộp.
6. Các tài khoản phản ánh chi phí không có số
dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ
để xác định kết quả kinh doanh.
Điều 91. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí
thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao
gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng
bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí
bảo quản, đóng gói, vận chuyển,...
b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi
là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn
chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi
phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế
TNDN phải nộp.
c) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng
nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng,
khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm
kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể
được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán
hàng vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản
641 - Chi phí bán hàng
Bên Nợ: Các
chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch
vụ phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong
kỳ;
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản
911 "Xác định kết quả kinh doanh" để tính kết quả kinh doanh trong
kỳ.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng
gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,... bao gồm tiền lương, tiền ăn
giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí
công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,...
- Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao
bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất
dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật
liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo
quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu
dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.
- Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ
dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ
cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện
tính toán, phương tiện làm việc,...
- Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao
TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo
quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển,
phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,...
- Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành: Dùng
để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa
và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà
không phản ánh ở TK này.
- Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ
mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng
như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền
thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán,
tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,...
- Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền
khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán
hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng,
chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị
khách hàng...
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh
tế chủ yếu
a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca
và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm
thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự
nguyện...) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng
hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,...
b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá
trình bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242.
c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng,
ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí
thông tin (điện thoại, fax...), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị
không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,...
đ) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho
bán hàng
- Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước
chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa
chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị
trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy
tu định kỳ)
+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát
sinh, ghi:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
- Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát
sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch
vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí
sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
e) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng
hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
- Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách
hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được
phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác
định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định
số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán
ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
- Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải
tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần
lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở
kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã
lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm
ghi nhận vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở
kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã
lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập
ghi giảm chi phí:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 641 - Chi phí bán hàng (6415).
g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến
mại, quảng cáo
- Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do
doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không
thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa,
ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản
phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 155, 156.
+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại,
quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo
các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm
được tặng 1 sản phẩm....) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng
cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng
bán).
- Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương
mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để
quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải
trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo
dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết
minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng
đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không
phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận
thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 - Thu nhập khác.
h) Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội
bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412, 6413,
6417, 6418)
Có các TK 155, 156 (chi
phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế
GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo
quy định của pháp luật về thuế), ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT
được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT
phải nộp.
i) Trường
hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng
- Trường hợp sản phẩm,
hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào
chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 152, 153, 155, 156.
Nếu phải kê khai thuế
GTGT đầu ra, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT
được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT
phải nộp.
- Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu,
tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng
giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với
giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao
động:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156.
k) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác
xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ
thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388).
l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả
cho bên nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
m) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí
bán hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
n) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán
hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh
doanh", ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
Bài hướng dẫn trên
của chúng tôi được tổng hợp trích lập tóm tắt
từ thông tư 200. Nếu chưa rõ hoặc cần hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ qua số
điện thoại: 0399.36.39.38 để được tư vấn giải đáp.
Rất mong nhận được
sự hợp tác!
Trân trọng./.