Cách hạch toán tài khoản tạm ứng (tài khoản 141) theo thông tư 200

Hạch toán tài khoản 141 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC

1.      Nguyên tắc kế toán

Khi tiến hành hạch toán tài khoản 141, cả đối tượng tạm ứng và các kế toán viên cần đảm bảo những nguyên tắc sau:

– Những khoản tạm ứng có thể là khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp đưa cho người lao động. Những khoản tạm ứng được dùng để làm những công việc, nhiệm vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng có thể đó là một công việc được giao phó từ cấp trên.

– Người đứng ra tạm ứng dưới tư cách cá nhân hoặc tập thể sẽ chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về khoản tạm ứng đó. Tạm ứng sẽ chỉ được dùng vào những công việc đã được phê duyệt, không được sử dụng sai mục đích. Nếu khoản tạm ứng không sử dụng hết cần nộp trả lại quỹ.

– Đối tượng tạm ứng sẽ không được phép chuyển khoản tạm ứng cho bất kỳ ai sử dụng. Khi đã hoàn thành xong nhiệm vụ với khoản tạm ứng đó, người nhận tạm ứng cần lập một bảng thanh toán tạm ứng. Đi kèm với đó là những giấy tờ, chứng từ gốc. Việc tổng kết lại thành bảng giúp dễ kiểm soát và thanh toán toàn bộ, dứt điểm khoản tạm ứng đã nhận, đã dùng đến và chênh lệch giữa các khoản.

– Nếu khoản tạm ứng đó không dùng hết nhưng người đảm nhận không nộp lại thì sẽ bị trừ vào lương tháng của người đó. Nếu khoản tạm ứng không đủ, doanh nghiệp sẽ bổ sung thêm.

– Cần thanh toán một cách dứt điểm trước khi nhận tạm ứng của kỳ sau. Việc này sẽ có kế toán viên theo dõi, kiểm soát từng người nhận tạm ứng. Sau đó, ghi chép đầy đủ, chi tiết của mỗi lần nhận, thanh toán tạm ứng.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Thuế GTGT được khấu trừ

Bên nợ:

– Những khoản tiền, vật tư mà doanh nghiệp ứng cho người lao động.

Bên có:

• Những khoản tiền tạm ứng đã được thanh toán.
• Số tiền tạm ứng nhưng không sử dụng hết và nộp lại vào quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng.
• Vật tư không dùng hết và phải nhập lại kho.

Số dư bên nợ: Đây là số tạm ứng chưa thanh toán.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

1. Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có các TK 111, 112, 152,. . .

2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,. . .

Có TK 141 – Tạm ứng.

3. Các khoản hạch toán kế toán TK141  chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 141 – Tạm ứng.

4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627,. . .

Có TK 111 – Tiền măt.

 Bài hướng dẫn trên của chúng tôi được tổng hợp trích lập tóm tắt  từ thông tư 200. Nếu chưa rõ hoặc cần hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ qua số điện thoại: 0399.36.39.38 để được tư vấn giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.